Collaborazione Giuneco- EUI
La collaborazione tra Giuneco ed European University Institute è ormai di lunga data. EUI ha scelto di affidarsi a noi per il servizio di Supporto alla Transizione Digitale, grazie al quale alcuni dei nostri esperti hanno lavorato – e lavorano tuttora – direttamente presso la sede dell’Istituto, attuando un percorso di mentorship e supporto al loro reparto IT. Tanti sono stati i progetti di successo portati a termine insieme in questi anni; uno dei più recenti e complessi è senza dubbio il progetto “Reimbursements”
Esigenza
L’Istituto Universitario Europeo è uno dei più prestigiosi istituti in Europa dedicato alle scienze politiche, sociali e umanistiche in ambito internazionale e transnazionale. Fondato nel 1972, l’IUE si è guadagnato la reputazione di hub internazionale di ricerca e istruzione superiore. Gravitano intorno ad esso, quindi, moltissimi accademici, ricercatori, studenti e membri dello staff provenienti dalle più svariate parti d’Europa.
Per sua natura, l’Istituto spesso invita ospiti da altre nazioni, ed altresì invia il proprio staff accademico in altri paesi per ragioni di ricerca e collaborazione. Il processo di rimborso per missioni e visitatori richiede un percorso di approvazione e gestione finanziaria complesso, che veniva gestito, fino a poco fa, in modo non completamente informatizzato.
La complessità della gestione di questo processo era diventata tale da far sì che l’ufficio del Coordinatore Amministrativo richiedesse di ottimizzare questi flussi tramite l’uso di una nuova applicazione.
Obiettivi
Gli obiettivi principali del progetto sono
- Strutturazione di un flusso di inserimento dati chiaro, definito e standardizzato, migliorando quindi l’efficienza amministrativa
- Sensibile diminuzione del tempo impiegato nella gestione delle pratiche, abbattendo il carico di lavoro a favore di una maggior accuratezza nel ricontrollo e nella correzione
- Visione d’insieme delle richieste rimborso e dei documenti ad esse collegati