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    European University Institute

    European University Institute

    Collaborazione Giuneco- EUI

    La collaborazione tra Giuneco ed European University Institute è ormai di lunga data. EUI ha scelto di affidarsi a noi per il servizio di Supporto alla Transizione Digitale, grazie al quale alcuni dei nostri esperti hanno lavorato – e lavorano tuttora – direttamente presso la sede dell’Istituto, attuando un percorso di mentorship e supporto al loro reparto IT. Tanti sono stati i progetti di successo portati a termine insieme in questi anni; uno dei più recenti e complessi è senza dubbio il progetto “Reimbursements”

     

    Esigenza

     

    L’Istituto Universitario Europeo è uno dei più prestigiosi istituti in Europa dedicato alle scienze politiche, sociali e umanistiche in ambito internazionale e transnazionale. Fondato nel 1972, l’IUE si è guadagnato la reputazione di hub internazionale di ricerca e istruzione superiore. Gravitano intorno ad esso, quindi, moltissimi accademici, ricercatori, studenti e membri dello staff provenienti dalle più svariate parti d’Europa.

     

    Per sua natura, l’Istituto spesso invita ospiti da altre nazioni, ed altresì invia il proprio staff accademico in altri paesi per ragioni di ricerca e collaborazione. Il processo di rimborso per missioni e visitatori richiede un percorso di approvazione e gestione finanziaria complesso, che veniva gestito, fino a poco fa, in modo non completamente informatizzato.

    La complessità della gestione di questo processo era diventata tale da far sì che l’ufficio del Coordinatore Amministrativo richiedesse di ottimizzare questi flussi tramite l’uso di una nuova applicazione.

     

    Obiettivi

     Gli obiettivi principali del progetto sono

     

    • Strutturazione di un flusso di inserimento dati chiaro, definito e standardizzato, migliorando quindi l’efficienza amministrativa
    • Sensibile diminuzione del tempo impiegato nella gestione delle pratiche, abbattendo il carico di lavoro a favore di una maggior accuratezza nel ricontrollo e nella correzione
    • Visione d’insieme delle richieste rimborso e dei documenti ad esse collegati

    Sfide

    Ogni progetto porta con sé delle sfide, in questo la più complessa è stata quella di riuscire a far interagire tra loro i vari ruoli di lavoro coinvolti, con esigenze e competenze differenti gli uni dagli altri.

    Per ottemperare a questa richiesta è stato necessario:

     

    • Mappare i processi ed i flussi di lavoro con tutti gli attori coinvolti, al fine di definire in modo corretto e chiaro tutti i passi
    • Mediare tra le persone coinvolte, cercando di semplificare i processi ed il lavoro a tutti gli attori e ascoltando i vari desiderata per trovare la soluzione informatica più corretta, anche qualora alcuni di questi risultassero non compatibili tra loro
    • Definire una UX capace di fornire facilità di consultazione ed inserimento per attori con esigenze differenti

     

    Parlando di sfide non possiamo non citare, inoltre, quelle in ambito tecnologico, dove la maggior soddisfazione è stata riuscire ad integrare sistemi eterogenei. Il nuovo strumento aveva necessità di comunicare sia con altre applicazioni presenti in EUI, sia con sistemi esterni (custom e legacy). Questo è stato reso possibile tramite l’uso di API con semantica REST; in alcuni casi, inoltre, è stato necessario implementare dei processi che comunicassero i dati in modo asincrono, per rispettare vincoli tecnici e/o di sicurezza di altri sistemi, sfruttando pattern di message queuing. Alcune delle applicazioni integrate coinvolgono il sistema di gestione di identità dell’istituto, un programma interno per la gestione degli eventi, un portale per il calcolo dei tassi di cambio ed il sistema finanziario dell’EUI (SAP).

    Innovazione rispetto al mercato

    Affidare il coordinamento di un così importante e delicato progetto interno ad un team proveniente da un’azienda esterna, è sicuramente una dimostrazione di fiducia, scaturita da anni di collaborazione. Questa è certamente una delle ragioni del successo di questo progetto, oltre alla strutturazione del lavoro con un approccio trasparente e collaborativo, basato su filosofia AGILE / SCRUM. Utilizzando metodologie AGILE che applichiamo abitualmente ai nostri progetti, abbiamo creato una board condivisa dal team IT e dal responsabile funzionale del progetto. Grazie a questo metodo di lavoro, ogni attività è stata resa immediatamente visibile e consultabile. Le varie funzionalità richieste venivano di volta in volta definite come “storie” sulla board comune, dopo di che ogni storia veniva svolta e poi testata, permettendo una visibilità continua, anche al responsabile di progetto, sugli stati di avanzamento e sui nuovi task emersi in corso di sviluppo. Un ulteriore strumento utile al processo decisionale che segue la filosofia AGILE è stato l’adozione della matrice di Eisenhower, per la definizione della priorità delle storie.

     

    Altro grande motivo di attenzione è stata la stesura di un piano di test concordato in maniera preliminare con tutti gli attori coinvolti e la conseguente calendarizzazione di test d’accettazione durante lo sviluppo, con gli utenti finali; questo ha permesso sia di avere continui feedback da parte degli utilizzatori, per migliorare il progetto in corso d’opera e correggere quindi tempestivamente la rotta in caso di necessità, sia, al tempo stesso, ha fatto sì che tutti gli attori si sentissero parte del progetto e lo accogliessero quindi con un mindset di apertura e entusiasmo.

    Obiettivi

    Gli obiettivi principali del progetto sono

     

    • Strutturazione di un flusso di inserimento dati chiaro, definito e standardizzato, migliorando quindi l’efficienza amministrativa
    • Sensibile diminuzione del tempo impiegato nella gestione delle pratiche, abbattendo il carico di lavoro a favore di una maggior accuratezza nel ricontrollo e nella correzione
    • Visione d’insieme delle richieste rimborso e dei documenti ad esse collegati

    Vantaggi business

     

    I vantaggi a livello business sono stati:

     

    • Snellimento delle procedure amministrative
    • Riduzione degli errori grazie a controlli automatizzati
    • Risparmio di tempo per tutti gli staff coinvolti nella gestione dei rimborsi
    • Certezza e completezza dei dati gestiti
    • Comunicazione più rapida e fluida tra gli attori
    • Gestione dei processi di autorizzazione attraverso workflow standardizzati ed unificati
    • Creazione di reportistica efficace
    • Processo più green: fine dell’uso di carta stampata e firme fisiche

     

    Le innovazioni tecnologiche non finiscono mai: questo progetto ha infatti aperto la porta ad altri scenari, come, ad esempio, la possibilità di fare previsioni budget più precise, creare reportistica ed estrapolazione KPI con dati da poter studiare per fare previsioni a lungo termine, non solo in ambito amministrativo, ma anche finanziario e statistico.

    Tecnologie

    Le tecnologie usate sono state molteplici

    C# – MVC

    WebAPI REST – HTML5

    Oracle DB

    Fasi di sviluppo

    Lo sviluppo si è articolato in più fasi, ognuna con obiettivi e sfide differenti. Vediamo gli step principali.

    Fasi giornaliere

     

    • Selezione task da sviluppare (product owner)
    • Sviluppo (Dev)
    • Pubblicazione in test (Dev)
    • Testing e validazione (product owner)
    • Pubblicazione (Dev)

    Fasi di uno dei macro-step

     

    • Discussione requisiti, studio fattibilità, stima tempi
    • Sviluppo
    • Continuo aggiustamento pianificazione e obiettivi
    • Presentazione agli utenti e acceptance testing
    • Rilascio

    I macro-step fatti

     

    • Rimborsi visitatori
    • Approvazione missioni interne
    • Rimborso missioni interne staff/professori
    • Rimborso+approvazione missioni ricercatori

    Chi ha partecipato al progetto Reimbursements?

    • Responsabile Funzionale (Product Owner)
    • Team Giuneco (Analisi+Sviluppo+gestione Agile+Team Leader)
    • Committente (Coordinatore Amministrativo EUI)
    • Responsabile IT (supervisione processo)
    • Principali utenti coinvolti:
      • Visitatori EUI
      • Staff/accademici EUI che vanno in missione
      • Staff amministrativo
      • Delegati dei capi dipartimento per approvazione
      • Servizio finanziario EUI