European University Institute

Ogni progetto porta con sé delle sfide, in questo la più complessa è stata quella di riuscire a far interagire tra loro i vari ruoli di lavoro coinvolti, con esigenze e competenze differenti gli uni dagli altri.

Per ottemperare a questa richiesta è stato necessario:

• Mappare i processi ed i flussi di lavoro con tutti gli attori coinvolti, al fine di definire in modo corretto e chiaro tutti i passi
• Mediare tra le persone coinvolte, cercando di semplificare i processi ed il lavoro a tutti gli attori e ascoltando i vari desiderata per trovare la soluzione informatica più corretta, anche qualora alcuni di questi risultassero non compatibili tra loro
• Definire una UX capace di fornire facilità di consultazione ed inserimento per attori con esigenze differenti

Parlando di sfide non possiamo non citare, inoltre, quelle in ambito tecnologico, dove la maggior soddisfazione è stata riuscire ad integrare sistemi eterogenei. Il nuovo strumento aveva necessità di comunicare sia con altre applicazioni presenti in EUI, sia con sistemi esterni (custom e legacy). Questo è stato reso possibile tramite l’uso di API con semantica REST; in alcuni casi, inoltre, è stato necessario implementare dei processi che comunicassero i dati in modo asincrono, per rispettare vincoli tecnici e/o di sicurezza di altri sistemi, sfruttando pattern di message queuing. Alcune delle applicazioni integrate coinvolgono il sistema di gestione di identità dell’istituto, un programma interno per la gestione degli eventi, un portale per il calcolo dei tassi di cambio ed il sistema finanziario dell’EUI (SAP).

Affidare il coordinamento di un così importante e delicato progetto interno ad un team proveniente da un’azienda esterna, è sicuramente una dimostrazione di fiducia, scaturita da anni di collaborazione. Questa è certamente una delle ragioni del successo di questo progetto, oltre alla strutturazione del lavoro con un approccio trasparente e collaborativo, basato su filosofia AGILE / SCRUM. Utilizzando metodologie AGILE che applichiamo abitualmente ai nostri progetti, abbiamo creato una board condivisa dal team IT e dal responsabile funzionale del progetto. Grazie a questo metodo di lavoro, ogni attività è stata resa immediatamente visibile e consultabile. Le varie funzionalità richieste venivano di volta in volta definite come “storie” sulla board comune, dopo di che ogni storia veniva svolta e poi testata, permettendo una visibilità continua, anche al responsabile di progetto, sugli stati di avanzamento e sui nuovi task emersi in corso di sviluppo. Un ulteriore strumento utile al processo decisionale che segue la filosofia AGILE è stato l’adozione della matrice di Eisenhower, per la definizione della priorità delle storie.

Altro grande motivo di attenzione è stata la stesura di un piano di test concordato in maniera preliminare con tutti gli attori coinvolti e la conseguente calendarizzazione di test d’accettazione durante lo sviluppo, con gli utenti finali; questo ha permesso sia di avere continui feedback da parte degli utilizzatori, per migliorare il progetto in corso d’opera e correggere quindi tempestivamente la rotta in caso di necessità, sia, al tempo stesso, ha fatto sì che tutti gli attori si sentissero parte del progetto e lo accogliessero quindi con un mindset di apertura e entusiasmo.

Gli obiettivi principali del progetto sono

• Strutturazione di un flusso di inserimento dati chiaro, definito e standardizzato, migliorando quindi l’efficienza amministrativa
• Sensibile diminuzione del tempo impiegato nella gestione delle pratiche, abbattendo il carico di lavoro a favore di una maggior accuratezza nel ricontrollo e nella correzione
• Visione d’insieme delle richieste rimborso e dei documenti ad esse collegati